IFA Administrator 

Girton, Cambridge | Full-time |  £25,000 – £30,000 (DOE) + Benefits

We are currently partnering with a highly regarded financial planning firm to recruit a Client Experience Executive(Financial Planning Administrator) to join their growing team in Girton, Cambridge.

This is a fantastic opportunity for an organised and proactive individual—ideally with prior experience in financial services administration—who is passionate about delivering an exceptional client journey.

The Role

As a Client Experience Executive, you will play a key role in supporting Financial Planners, Directors, and Client Relationship Managers while ensuring a seamless and professional experience for clients.

Your responsibilities will include:

• Managing and executing client instructions (e.g. new business, withdrawals) within agreed SLAs
• Maintaining and updating client records using systems such as Intelliflo, Smartsheet, and Figaro
• Preparing documentation including valuations, meeting packs, fee requests, and invoices
• Coordinating client meetings, managing diaries, and supporting advisers
• Acting as a first point of contact for client enquiries via phone, email, and in person
• Processing incoming and outgoing post, including special deliveries and bulk mailings
• Liaising with third-party providers to track business through to completion
• Supporting the wider team and contributing to overall business efficiency

You will also take pride in ensuring meeting rooms are prepared to a high standard and that clients receive a warm, professional welcome when visiting the office.

About You

• Previous experience in an administrative role within financial services (preferred)
• Experience working in a fast-paced, deadline-driven environment
• Strong organisational and planning skills with excellent attention to detail
• Confident communicator with a professional and client-focused approach
• Ability to manage a varied workload and prioritise effectively
• Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Experience with back-office systems (e.g. Intelliflo) is advantageous

Personal qualities:

• Self-motivated and proactive
• Positive, “can-do” attitude
• Comfortable working under pressure
• Strong sense of accountability and professionalism

Qualifications & Development

• Willingness to complete CII R01 (Financial Services, Regulation & Ethics)
• Support provided to progress towards the Level 4 Diploma in Financial Planning

Salary & Benefits

• £25,000 – £30,000 basic salary (depending on experience, with some flexibility for strong candidates)
• 23 days annual leave + 8 bank holidays (pro-rated from start date)
• Holiday entitlement increases with service:
• +1 day after 2 full holiday years
• +1 additional day after 5 full holiday years
• Full training and ongoing professional development

Working Arrangement

• Office-based in Girton, Cambridge
• First 6 months: 100% office-based to support training and development
• Thereafter: flexible working in line with statutory requirements

Apply Now

If you are an experienced financial services administrator—or looking to build a long-term career within financial planning—and want to join a supportive, client-focused firm, we would love to hear from you.